Glosario
Acta de Inicio: Documento suscrito entre el(los) supervisor(es) y el contratista, en el cual se hace constar el cumplimiento de los requisitos de ejecución establecidos en el contrato, convenio u orden de compra y/o servicio, que permiten la iniciación formal de las actividades tendientes al cumplimiento del objeto y las obligaciones del mismo.
Acta de suspensión: Documento suscrito entre el(los) supervisor(es), el contratista y el ordenador del gasto, mediante el cual se suspende de manera temporal la ejecución del contrato, convenio u orden de compra y/o servicio, de común acuerdo entre las partes o por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito. En ella debe constar la fecha de suspensión, las causas que la generan y la fecha probable de reinicio.
Acta de terminación anticipada: Documento mediante el cual se deja constancia de que el contrato, convenio u orden de compra y/o servicio, ha culminado antes del plazo inicialmente previsto para su ejecución, en el cual se dejará constancia de las circunstancias que motivan la terminación anormal.
Acta de terminación de mutuo acuerdo: Documento en el cual las partes manifiestan su voluntad de dar por terminado el contrato, convenio u orden de compra y/o servicio, siempre y cuando no se causen perjuicios a TEVEANDINA SAS., de lo cual se dejará constancia.
Acta de aprobación de garantías: Documento mediante el cual el Área Jurídica aprueba las garantías presentadas para amparar los riesgos frente al cumplimiento de las obligaciones del contrato, convenio u orden de compra y/o servicio durante su ejecución y hasta su liquidación. La aprobación de las garantías se constituye como requisito de ejecución del contrato, convenio y orden de compra y/o servicio, según corresponda.
Acta: Documento mediante el cual se describe el seguimiento y los aspectos tratados en una reunión, comité o mesa de trabajo, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada una de ellas.
Activo: En el contexto de seguridad digital son elementos tales como aplicaciones de la organización, servicios web, redes, Hardware, información física o digital, recurso humano, entre otros, que utiliza la organización para funcionar en el entorno digital.
Anticipo: Es la suma de dinero que se entrega al contratista para ser destinada al cubrimiento de los costos en que éste debe incurrir para iniciar la ejecución del objeto contractual, en otras palabras, es la financiación por parte de la Entidad estatal de los bienes y servicios correspondientes a la prestación a ejecutar, bajo estas condiciones se exige que el mismo sea amparado con una garantía consistente en una póliza de seguro correspondiente al 100% de su valor, como también que se amortice durante la ejecución del contrato u orden de compra y/o servicio.
Apetito de riesgo: Magnitud y tipo de riesgo que una organización está dispuesta a buscar o retener.
Archivo Central: Los documentos referentes a asuntos institucionales son transferidos al archivo central de la entidad, allí deben conservarse como objeto de consulta y su tiempo de conservación se regula de acuerdo con la TRD.
Archivo de Gestión: Corresponde a la circulación y tramitación de asuntos iniciados, los documentos hacen parte del archivo de gestión, son de uso frecuente y se conservan allí aproximadamente 2 años.
Archivo Histórico: Los documentos adquieren valor permanente de manera que su uso estará derivado de la memoria institucional y valor cultural o de investigación, su conservación es definitiva y corresponde a los archivos históricos.
Atributos del Servicio: Son las características o cualidades que tiene un servidor público para prestar el servicio.
Audiencia Pública: Espacio generado por la administración del Estado, donde personas naturales o jurídicas y organizaciones sociales se reúnen para intercambiar información, explicaciones, evaluaciones y propuestas sobre aspectos relacionados con la formulación, ejecución y evaluación de políticas, programas y/o el manejo de recursos.
Canal Correspondencia: Medio escrito por el cual, los ciudadanos pueden realizar trámites y solicitar servicios, información, orientación o asistencia relacionada con el que hacer de la entidad y del Estado.
Canal de comunicación: espacio o escenario a través del cual se emite un mensaje y se da la posibilidad de interactuar, estableciendo un contacto directo.
Canal Presencial: Espacio físico designado a los ciudadanos y servidores donde interactúan en persona para realizar trámites y solicitar servicios, información, orientación o asistencia relacionada con el quehacer de la entidad y del Estado.
Canal Telefónico: Canal de comunicación que permite la interacción en tiempo real entre el servidor público y el ciudadano por medio de las redes de telefonía fija o móvil.
Canales de Atención: Son los canales, medios y espacios donde los ciudadanos pueden realizar trámites y solicitar servicios, información, orientación o asistencia relacionada con el que hacer de las entidades de la Administración Pública y del Estado en general.
Causa: Todos aquellos factores internos y externos que solos o en combinación con otros, pueden producir la materialización de un riesgo.
Certificado de Supervisión: Documento a través del cual el (los) supervisor(es) verifican el cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista y se ordena el correspondiente pago de acuerdo con la forma establecida en el respectivo contrato, convenio u orden de compra y/o servicio.
Cesión de Contrato: Novedad contractual que consiste en la sustitución de las obligaciones y derechos que surgen del contrato, convenio u orden de compra y/o servicio a un tercero, para lo cual el cedente deberá contar con autorización previa y expresa de TEVEANDINA SAS.
Chat: Término proveniente del inglés que en español equivale a “charla”, también usado como cibercharla.
Clientes, usuarios o grupos de interés: Son las partes interesadas, con las cuales se establece un flujo de comunicación que aplica para todos los procesos Teveandina SAS. – Canal Trece. Entre estos se incluyen: colaboradores, periodistas – medios de comunicación – líderes de opinión, autoridades, ciudadanos, proveedores, entre otros.
Competencia: Pericia, aptitud o idoneidad para hacer algo o intervenir en un asunto determinado.
Comunicación: Es el proceso mediante el cual el emisor y el receptor establecen una conexión en un momento y espacio determinados para transmitir, intercambiar o compartir ideas, información o significados que son comprensibles para ambos.
Comunicado o boletín de prensa: Información de interés periodístico dirigido a los medios de comunicación. Tanto en su estructura como en su lenguaje, debe seguir los principios del periodismo en cuanto a claridad, brevedad, precisión, sencillez, interés y fluidez.
Conflicto de intereses: Se genera cuando una persona encamina sus decisiones y actuaciones subjetivamente en busca de un interés (beneficio) propio o de un tercero el cual puede ser económico.
Consecuencia: Los efectos o situaciones resultantes de la materialización del riesgo que impactan en el proceso, la entidad, sus grupos de valor y demás partes interesadas.
Consulta: Es una petición verbal o escrita que hace una persona natural o jurídica, entidad pública o privada, relacionada con temas a cargo de la entidad, cuya respuesta es un concepto que no es de obligatorio cumplimiento o ejecución para el solicitante.
Control: Medida que modifica el riesgo (Procesos, políticas, dispositivos, prácticas y otras acciones).
Derecho de Petición: Es un derecho que tienen las personas naturales y jurídicas de presentar peticiones respetuosas de interés general o particular ante las autoridades o ante particulares que cumplan con alguna función pública, con el fin de ser resueltas pronta y efectivamente.
Directrices: Documento que establece recomendaciones o sugerencias.
Discapacidad Sensorial Auditiva: Pérdida o disminución en audición.
Discapacidad Sensorial Sordoceguera: Discapacidad que resulta de la combinación de dos deficiencias: visual y auditiva.
Discapacidad Sensorial Visual: Pérdida o disminución de la visión.
Discapacidad: Término general que abarca las deficiencias, limitaciones de la actividad y restricciones de una persona para participar.
Discrecional: Dicho de una potestad gubernativa.
Disponibilidad: Propiedad de ser accesible y utilizable a demanda por una entidad.
Documento: Información y su medio de soporte, el cual puede ser en papel, disco magnético, óptico, electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.
Emisor: es la persona encargada de codificar, generar y transmitir un mensaje de interés a través de diferentes medios y canales.
Especificaciones: documento que establece requisitos.
Formatos: Documento diseñado para la recolección de información.
Garantías: Son aquellas que tienen por objeto garantizar el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de TEVEANDINA SAS. con ocasión de: (i) la presentación de las ofertas; (ii) los contratos y su liquidación; y (iii) los riesgos a los que se encuentra expuesta, derivados de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas.
Gestión del riesgo: Un proceso efectuado por la alta dirección de la entidad y por todo el personal para proporcionar a la administración un aseguramiento razonable con respecto al logro de los objetivos. El enfoque de riesgos no se determina solamente con el uso de la metodología, sino logrando que la evaluación de los riesgos se convierta en una parte natural del proceso de planeación.
Impacto: Se entiende como las consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo.
Información pública: es la información generada por el sector público o que sea de naturaleza pública que es puesta a disposición de la ciudadanía a través de varios medios.
Información y comunicación externa: Hace referencia a todos los datos que provienen o son generados por el cliente y/o usuario externo. Es a través de la cual la organización está en contacto directo con la ciudadanía, los proveedores, los contratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiación y otros organismos; o en contacto indirecto pero que afecta su desempeño, como el ambiente político, las tendencias sociales, las variables económicas, el avance tecnológico, entre otros.
Es decir, es la vinculación de la entidad con su entorno, con el objetivo de posicionar la imagen institucional y alcanzar un alto nivel de reconocimiento de acuerdo con la gestión que realiza en el día a día, proyectándose como una entidad líder.
Información y Comunicación Interna: Es el conjunto de datos que se originan del ejercicio de la función de la entidad y se difunden en su interior, para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.
Este tipo de comunicación está dirigida al usuario interno, funcionario público, trabajador oficial o contratista que hace parte de la entidad y conlleva a implementar estrategias de manera coordinada al interior de la entidad, promoviendo la participación en el desarrollo de las diferentes actividades que se ejecutan y en muchos casos se visibilizan al exterior.
Información: hace referencia a un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.
Informes de seguimiento: Son los documentos en donde el (los) supervisor(es) registran el avance periódico de la ejecución de los contratos, convenios y órdenes de compra y/o servicio, los cuales deben acompañados de los documentos idóneos que permitan tener certeza del cumplimiento o incumplimiento del objeto, obligaciones y demás aspectos de la ejecución contractual.
Instructivo: documento que proporcionan información detallada sobre cómo efectuar las actividades de manera coherente, son instrucciones de trabajo.
Integridad: Propiedad de exactitud y completitud.
Interventor: Persona natural o jurídica contratada por la Entidad para realizar el seguimiento técnico especializado a la ejecución y cumplimiento de un contrato o convenio.
Interventoría: La interventoría es el seguimiento técnico a la ejecución de contratos de distintas tipologías, realizado por una persona natural o jurídica contratada para ese fin por la Entidad en los siguientes casos: (i) cuando la ley ha establecido la obligación de contar con esta figura en determinados contratos, (ii) cuando el seguimiento del contrato requiera del conocimiento especializado en la materia objeto del mismo, o (iii) cuando la complejidad o la extensión del contrato lo justifique.
Manuales: Documento que proporciona información coherente, acerca de temas específicos, puede incluir especificaciones y directrices.
Mapa integrado de riesgos: Documento consolidado que contiene los riesgos de gestión y de corrupción de los procesos de la entidad.
Modificación de Contratos: Documento mediante el cual TEVEANDINA SAS. y el contratista ajustan las condiciones de un contrato, convenio, u orden de compra y/o servicio, mediante la modificación, adición, prórroga o aclaración en las condiciones inicialmente previstas, sin que en ningún caso pueda modificarse el objeto o se desmejoren las condiciones de la propuesta adjudicada. Esta deberá ser motivada por el(los) supervisor(es), para lo cual deberá(n) diligenciar el formato de solicitud de novedad debidamente justificado y soportado.
Pago anticipado: Es la retribución parcial que el contratista recibe en los contratos u órdenes de compra y/o servicios de ejecución instantánea, la cual es de libre destinación por parte del contratista beneficiario del pago. En todo caso no podrá exceder del cincuenta (50%) por ciento del valor contratado.
Participación ciudadana: Es un instrumento de política pública ideado para lograr un desarrollo organizado y equitativo de la sociedad, a partir de la creación de espacios participativos para la ciudadanía.
Participación ciudadana: Es un instrumento de política pública ideado para lograr un desarrollo organizado y equitativo de la sociedad, a partir de la creación de espacios participativos para la ciudadanía.
Perfil Ocupacional: Compilación de los requisitos y cualificaciones exigidos para el cumplimiento satisfactorio de las actividades de un empleado dentro de una entidad: nivel de estudios, experiencia, requisitos de instrucción y conocimientos, así como las aptitudes y características de personalidad requeridas.
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano: Plan que contempla la estrategia de lucha contra la corrupción que debe ser implementada por todas las entidades del orden nacional, departamental y municipal.
Planta de Personal: Conjunto de los empleos permanentes requeridos para el cumplimiento de los objetivos y funciones asignadas a una entidad, identificados y ordenados jerárquicamente y que corresponden a la estructura orgánica establecida para la entidad.
Política para la gestión del riesgo: Declaración de la dirección y las intenciones generales de una organización con respecto a la gestión del riesgo.
PQRS: Denominación utilizada para referirse a las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias.
Probabilidad: Se entiende como la posibilidad de ocurrencia del riesgo, esta puede ser medida con criterios de Frecuencia o Factibilidad.
Procedimientos: Documento que describe la forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Protocolo de Servicio: Manual que contiene orientaciones básicas fundamentales para facilitar la gestión del servidor público frente a los ciudadanos, con el fin de lograr un mejor manejo y una mayor efectividad en el uso de un canal específico.
Queja: Manifestación de descontento o inconformidad que presenta una persona en relación con una conducta irregular presentada por uno o varios servidores.
Receptor: Es aquella persona que es destinatario y recibe un mensaje de interés.
Reclamo: Derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar y demandar una solución.
Recursos Públicos: Los recursos públicos son los ingresos que obtiene el Estado de la economía de los particulares y del uso de sus bienes. Los recursos públicos permiten satisfacer las necesidades colectivas, a través de la prestación de los servicios públicos.
Redes Sociales: Aplicativos WEB dirigidas a comunidades de usuarios en las que se les permite intercambiar fotos, archivos, aplicaciones y otros contenidos, en línea y en tiempo real.
Redes Sociales: Aplicativos web dirigidos a comunidades de usuarios en las que se les permite intercambiar fotos, archivos, aplicaciones y otros contenidos, en línea y en tiempo real.
Rendición de Cuentas: Convocatoria que realiza la administración pública para discutir y presentar a la comunidad y grupos de interés aspectos relacionados con la formulación, ejecución o evaluación de políticas y programas a cargo de la entidad.
Requisitos de ejecución: Los contratos, convenios y órdenes de compra o servicios que celebre la Entidad requieren para su ejecución del registro presupuestal expedido por la Coordinación de Presupuesto y Contabilidad y de la aprobación de garantías, en caso de requerirse, por el Área Jurídica.
Requisitos de perfeccionamiento: Los contratos, convenios y órdenes de compra y/o servicio se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve por escrito suscrito por las partes.
Riesgo de Corrupción: Posibilidad de que, por acción u omisión, mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de una entidad y en consecuencia, del Estado, para la obtención de un beneficio particular.
Riesgo de Gestión: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre el cumplimiento de los objetivos. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencias.
Riesgo Inherente: Es aquel que se enfrenta una entidad en ausencia de acciones de la dirección para modificar su probabilidad o impacto.
Riesgo residual: Nivel de riesgo que permanece luego de tomar medidas de tratamiento del riesgo.
Riesgo de Seguridad Digital: Combinación de amenazas y vulnerabilidades en el entorno digital. Puede debilitar el logro de objetivos económicos y sociales, así como afectar la soberanía nacional, la integridad territorial, el orden constitucional y los intereses nacionales. Incluye aspectos relacionados con el ambiente físico, digital y las persona.
Servidor Público: Comprende a todos los trabajadores que laboran para el Estado. Esto es, los empleados públicos y los trabajadores oficiales son servidores públicos. Los servidores públicos son el género, y los empleados públicos y los trabajadores oficiales son especies de ese género.
Sugerencia: Es la propuesta que se presenta ante una entidad para incidir o mejorar un proceso cuyo objeto está relacionado con la prestación de un servicio o el desempeño del prestador.
Supervisión: Seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico ejercido por TEVEANDINA SAS., cuando no se requiere de conocimientos especializados y para su ejercicio puede ser designado a sus servidores públicos y contratistas, el control de un contrato, convenio u orden de compra y/o servicio, para asegurar que cumpla con su objeto y obligaciones.
Supervisor: Persona natural vinculada a TEVEANDINA SAS. que desarrolla las actividades de supervisión previa designación realizada por el ordenador del gasto.
Tolerancia al riesgo: Son los niveles aceptables de desviación relativa a la consecución de objetivos. Pueden medirse y a menudo resulta mejor, con las mismas unidades que los objetivos correspondientes. Para el riesgo de corrupción la tolerancia es inaceptable.
Trabajador Oficial: Tienen este carácter quienes prestan sus servicios en actividades de construcción y sostenimiento de obras públicas y su vinculación laboral se realiza mediante un contrato de trabajo. Igualmente lo son quienes laboran en las empresas industriales y comerciales del Estado.
Vulnerabilidad: Representa la debilidad de un activo o de un control que puede ser explotada por una o más amenazas.